PDFCreator tworzy dokumenty PDF z dowolnej aplikacji, korzystając z funkcji drukowania. OpenOffice.org. Użytkownicy OpenOffice.org mają ułatwione zadanie. Wszystkie aplikacje tego bezpłatnego pakietu dysponują funkcją tworzenia plików PDF. Klikając menu Plik | Eksportuj jako PDF, można zapisywać dokumenty w tym formacie z możliwością ustawienia rozdzielczości i poziomu jakości. Elementami docelowymi hiperłączy mogą być adresy internetowe bądź inne fragmenty wewnątrz dokumentu. Podczas eksportowania plik PDF przejmuje notatki i zakładki z oryginalnego dokumentu.

Na karcie Widok początkowy zadysponujesz m.in., czy dłuższe pliki PDF mają być wyświetlane w przeglądarce w postaci stron pojedynczych czy sąsiadujących ze sobą. Ponadto wybierzesz tu powiększenie i dopasowanie do szerokości okna. Więcej opcji widoku, takich jak Otwórz w trybie pełnego ekranu czy Wszystkie poziomy zakładek znajdziesz na karcie Interfejs użytkownika.

Zapisany dokument PDF można zabezpieczyć hasłem, uniemożliwiając np. kopiowanie zawartości czy drukowanie.

Microsoft Office 2007 i 2010. Dopiero w wersji 2010 pakietu Office znalazła się funkcja zapisywania dokumentów w formacie PDF. Znajdziesz ją w menu Plik | Zapisz i wyślij. W rubryce Typy plików wybierz opcję Utwórz dokument PDF/XPS. Na ekranie pojawi się okno konfiguracyjne. Co prawda, nie oferuje tak wielu opcji, jak w Open Offisie, lecz przynajmniej można zabezpieczyć przygotowywany dokument hasłem.

Użytkownicy Office'a 2007 mogą doposażyć swój pakiet w funkcję tworzenia plików PDF. Wystarczy zainstalować Dodatek pakietu Microsoft Office 2007: Microsoft Zapisz jako PDF lub XPS. Potem można zapisywać w tym formacie pliki otwarte w Wordzie, Excelu, PowerPoincie i innych aplikacjach pakietu. Do wyboru są dwa poziomy jakości - Standardowo (publikowanie w trybie online i drukowanie) i Minimalny rozmiar (publikowanie w trybie online).

PDFCreator. Jeśli stosujesz programy, których nie można wzbogacić o funkcję zapisywania w PDF-ie, polecamy narzędzie PDFCreator. Po zainstalowaniu jest do dyspozycji jako drukarka PDF-ów - na życzenie nawet sieciowa, dla wielu użytkowników. W ten sposób utworzysz je z poziomu każdej aplikacji z opcją drukowania. Gdy zechcesz to zrobić np. w jednej ze starszych wersji Worda lub Excela, windowsowym edytorze WordPad bądź przeglądarce internetowej, po prostu kliknij menu Plik | Drukuj, a następnie wskaż opcję PDFCreator w polu nazwy drukarki.

W oknie, które pojawi się na ekranie, potwierdź domyślne ustawienia kliknięciem pola Save lub wskaż pole Options i zmień w miarę potrzeb takie parametry, jak np. jakość, stopień kompresji, folder docelowy dokumentu, hasło czy uprawnienia. Zdefiniowany zestaw ustawień można zapisać w postaci profilu, aby zastosować ten sam schemat w następnych zleceniach drukowania. Jeżeli wraz z programem zainstalowałeś obsługę Eksploratora Windows, po kliknięciu dokumentu PDF prawym przyciskiem myszy zobaczysz w menu podręcznym polecenie tworzenia plików w tym formacie programem PDFCreator. W ten sposób przygotujesz nowe dokumenty z dotychczasowych bez przywoływania innych aplikacji.