Najpopularniejszą metodą zabezpieczania dokumentów Office, a w szczególności dostępu do ich treści, jest przekonwertowanie ich do formatu PDF. Zapisane w tej postaci pliki można zabezpieczyć hasłem, wyłączyć możliwość edytowania. W najbardziej restrykcyjnej wersji dokument PDF zachowuje się tak, jak obrazek.

Można zapoznać się z jego treścią, ale nie da się jej w prosty sposób wykorzystać. Od chwili, gdy pojawiły się tanie i darmowe narzędzia do zapisu plików w tym formacie, PDF stał się standardem wykorzystywanym do zabezpieczania informacji zawartych w różnych dokumentach.

Używany był także do blokowania dostępu do plików pakietu Office. Inną, prostą metodą blokowania dostępu jest zarchiwizowanie pliku, zaszyfrowanie i zabezpieczenie hasłem za pomocą dowolnego archiwizera.

Dobrze sprawdza się w tej roli na przykład 7-zip używający mocnych algorytmów. Jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa oferują również mechanizmy stosowane w PGP. Mało popularne i rzadko stosowane są za to funkcje wbudowane w Office. Blokowanie edycji, formatowania, możliwości kopiowania i drukowania, cyfrowe podpisy. Wszystko to znajduje się w pakiecie. Zobacz, jak korzystać z tych udogodnień


Wersja ostateczna i metody zabezpieczania dokumentów Office hasłem

Włączanie „wersji ostatecznej” pliku w Office 2010Najprostsze metody zabezpieczenia dokumentów Office to utworzenie wersji ostatecznej - zabezpiecza ona prze przypadkowymi zmianami oraz zaszyfrowanie pliku i opatrzenie go hasłem. Drugi sposób gwarantuje, że dostęp do informacji uzyska jedynie osoba posiadająca hasło. Jak skorzystać z tych zabezpieczeń pokażemy na przykładzie Worda 2010.

1. Po zapisaniu treści dokumentu przejdź na kartę Plik i zaznacz sekcję Informacje. Kliknij przycisk Ochrona dokumentu. Aby stworzyć tak zwaną wersję ostateczną pliku wybierz polecenie Oznacz, jako wersję ostateczną. Kliknij OK. w dwóch kolejnych oknach

2. Stosowny komentarz pojawi się w oknie informacyjnym programu. Komentarz zostanie także wyświetlony na pasku narzędzi nad dokumentem. Aby przywrócić edycję wystarczy go kliknąć.

Informacja o zmianie uprawnień do edycji pliku Worda3. Aby zabezpieczyć plik hasłem z menu ochrony dokumentu (patrz punkt 1 tej porady) wybierz Szyfruj przy użyciu hasła. Wpisz w dwóch kolejnych oknach to samo hasło zabezpieczające. Każdą operację potwierdź przyciskiem OK.

Pamiętaj, by hasło było wystarczająco odporne na złamanie. Powinno zawierać duże i małe litery, cyfry i znaki specjalne. Minimalna bezpieczna długość to aktualnie 12 znaków. Po zapisaniu i zamknięciu pliku możesz go przekazać drugiej osobie.

Inne hasła do odczytu i edycji można zdefiniować w opcjach zapisu4. Korzystając z mechanizmów bezpieczeństwa poprzednich wersji Office możesz ustawić osobne hasło do otwierania pliku i inne umożliwiające jego edycję. Kliknij w tym celu na karcie Plik polecenie Zapisz jako. Rozwiń listę Narzędzia i wskaż opcję Opcje ogólne.

W polu Hasło ochrony przed otwarciem podaj hasło dostępu do pliku, w pole Hasło ochrony przed zmianami wpisz klucz umożliwiający edycję. Kliknij przyciski OK i Zapisz. Powtórz obydwa użyte przed chwilą hasła.