Opracowanie zostało przygotowane przez firmę Symantec, która zapytała o kwestię zarządzania informacją blisko 1,7 tys. specjalistów ds. IT oraz prawa z 26 krajów.

Zdecydowana większość respondentów - ponad 87% - przyznała na przykład, że w każdej firmie powinien obowiązywać kompleksowy zestaw zasad dotyczących retencji danych. Ale jednocześnie tylko 50% ankietowanych potwierdziło, że coś takiego faktycznie obowiązuje w ich korporacjach. Z raportu dowiadujemy się też, że w wielu firmach archiwizowana jest większość tworzonych i pozyskiwanych danych - mimo iż rozsądniejszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie zasady kasowania mniej istotnych informacji.

Skutkiem jest to, że firmy coraz częściej narażają się na sankcje ze strony instytucji zajmujących się ochroną informacji, muszą wydawać coraz więcej na systemy archiwizowania danych, a na dodatek w razie potrzeby mają duże problemy z szybkim znalezieniem cennych, zarchiwizowanych informacji.

Poważnym problemem jest także nieprawidłowe korzystanie z systemów archiwizacji i backupu danych - w wielu firmach te pojęcia są mylone, co zwykle prowadzi do dodatkowych komplikacji. Najczęściej jest to konsekwencja tego, że duże przedsiębiorstwa nie delegują specjalnego pracownika do ochrony i nadzorowania firmowych danych - zadania, które powinny być wykonywane przez taką osobę są zwykle rozproszone pomiędzy kilka działów.

Jak zapanować nad danymi?

Symantec w swoim raporcie zaleca korporacjom kilka podstawowych praktyk, które powinny okazać się skuteczne w kwestii odzyskania kontroli nad firmowymi informacjami. Pierwszym - i najważniejszym - krokiem powinno być opracowanie i bezwzględne wdrożenie polityki postępowania z danymi (powinna ona definiować, jakie dane są archiwizowane, jak często, kto jest za to odpowiedzialny itp.).

Na liście zalecanych działań znalazły się też wdrożenie zautomatyzowanych systemów archiwizowania informacji, rozwiązań zapobiegających utracie danych oraz edukowanie pracowników co do zasad wykorzystywania poszczególnych technologii zabezpieczających informacje.

"Przechowywanie wszystkich danych w nieskończoność to nic innego jak nieskończona strata czasu i pieniędzy. Firmy generują i przetwarzają dziś tak dużo informacji, że wszelkie próby archiwizowanie wszystkiego są z góry skazane na porażkę. Problem polega na tym, że choć przedstawiciele większości firm zdecydowanie zgadzają się z powyższym stwierdzeniem, to jednocześnie wielu z nich wciąż nie zdecydowało się na rozwiązanie tego problemu" - komentuje Brian Dye, wiceprezes koncernu Symantec.