Godne polecenia jest tylko hasło chroniące przed otwieraniem dokumentów, bo tylko ono zapewnia wystarczający poziom bezpieczeństwa. Word i Excel szyfrują dany plik tak, że nie da się go odczytać nawet w innym programie przeznaczonym do edycji dokumentów tego typu. Gdy użytkownik wprowadzi właściwe hasło, aplikacja pakietu Office zdekoduje plik w trakcie otwierania i umożliwi jego przeglądanie.

Tymczasem hasło ochrony przed zapisem zabezpiecza co najwyżej przed przypadkowymi zmianami zawartości dokumentów. Aby obejść to zabezpieczenie, wystarczy otworzyć dokument za pomocą pakietu Open Office, bo ignoruje on hasło i pozwala edytować dokument bez jakichkolwiek ograniczeń.

Oba zabezpieczenia hasłowe znajdziesz w Wordzie i Excelu wersji 2000 do 2003, wskazując menu Plik | Zapisz jako. Następnie kliknij przycisk Narzędzia | Opcje ogólne. Hasła definiuje się w polach Hasło ochrony przed otwarciem i Hasło ochrony przed zmianami rubryki Opcje współużytkowania pliku. Nazwy tych poleceń mogą się nieco różnić w poszczególnych wersjach pakietu Office.

W Wordzie 2007 należy kliknąć menu Office | Zapisz jako, a następnie przycisk Narzędzia | Opcje ogólne. Hasło zabezpieczające przed otwarciem dokumentu podaj w rubryce Opcje szyfrowania plików dla tego dokumentu. Hasło chroniące przed zmianami możesz ustawić w rubryce Opcje udostępniania plików dla tego dokumentu. W Excelu 2007 są nieco inne nazwy.

Więcej informacji na temat domyślnych ustawień zabezpieczeń dokumentów znajdziesz pod tym adresem internetowym.